Publicering av handlingar i kommunens webbdiarium
Det finns som huvudregel ingen lagstadgad skyldighet för en kommun att publicera diarieförda handlingar publikt i ett webbdiarium. Söderköpings kommun har ändå gjort bedömningen att sammanträdeshandlingar till kommunfullmäktige och nämnder ska publiceras i den utsträckning det är möjligt, med hänsyn till bestämmelserna i offentlighets- och sekretesslagen (OSL) samt dataskyddsförordningen (GDPR).
Rättslig grund och ändamål
Personuppgifter får endast publiceras om det finns en rättslig grund enligt dataskyddsförordningen. Inför varje publicering måste därför en individuell bedömning göras för den aktuella handlingen. Mer information om rättslig grund finns på Integritetsskyddsmyndighetens webbplats.
Rättslig grund för behandling av personuppgifter | IMY
Utöver rättslig grund krävs även att det finns ett berättigat och tydligt ändamål med behandlingen av personuppgifterna.
Exempel: bygglovsansökan
Om en privatperson ansöker om bygglov behandlar kommunen personuppgifter, till exempel namn, personnummer, fastighetsbeteckning med mera, i syfte att handlägga ärendet. Detta är det ursprungliga och berättigade ändamålet med behandlingen.
Ett eventuellt ändamål med att publicera handlingen i kommunens webbdiarium kan beskrivas som att kommunen vill ge service till invånarna genom att göra information om allmänna handlingar lätt tillgänglig. Vid bedömningen av om publicering är tillåten måste man dock utgå från det ursprungliga ändamålet med behandlingen av personuppgifterna – det vill säga handläggningen av bygglovsansökan.
Publicering på kommunens webbplats är ett tillägg som inte är nödvändigt för att handlägga bygglovsärendet.
Nödvändighetsbedömning enligt GDPR
En central fråga enligt dataskyddsförordningen är om publiceringen av personuppgifter är nödvändig för att uppnå ändamålet med behandlingen. I detta fall är svaret nej. Det är inte nödvändigt att publicera exempelvis fastighetsbeteckningar på kommunens webbplats för att kunna handlägga en bygglovsansökan.
Mot denna bakgrund är det inte förenligt med GDPR att publicera personuppgifter såsom fastighetsbeteckningar i ett webbdiarium.
Vad publiceras inte?
Söderköpings kommun publicerar därför inte handlingar som innehåller personuppgifter som direkt kan identifiera en enskild, till exempel:
-
namn
-
personnummer
-
e-postadress
-
gatuadress
Särskilt skyddsvärda eller känsliga personuppgifter, liksom uppgifter som omfattas av sekretess, publiceras aldrig. Även personuppgifter som i sig kan framstå som harmlösa kan vara integritetskänsliga beroende på sammanhanget och publiceras därför inte.
Mot denna bakgrund görs samhällsbyggnadsnämndens myndighetsutskotts handlingar samt socialnämndens myndighetsutskotts handlingar aldrig läsbara i kommunens webbdiarium.
Tjänstepersoner och förtroendevalda
När det gäller personuppgifter om tjänstepersoner och förtroendevalda har kommunen bedömt att sådana uppgifter får publiceras när de har en tydlig koppling till tjänsteutövningen eller det politiska uppdraget. Exempel på uppgifter som kan publiceras är:
-
namn och yrkestitel i tjänsteutlåtanden
-
namn på ledamöter i nämnder och kommunfullmäktige
-
partitillhörighet för förtroendevalda
Dessa uppgifter avser den enskildes roll i den offentliga verksamheten och bedöms därför vara förenliga med dataskyddsförordningen.
