Alla myndigheter i Sverige ska föra ett register över de allmänna handlingar som finns hos myndigheten. Handlingar som inte omfattas av sekretess behöver inte registreras om de hålls ordnade så att det utan svårighet kan fastställas om de har kommit in eller upprättats.
I Söderköpings kommuns e-diarium hittar du våra nämnders och förvaltningars skrivelser, kallelser till nämndernas sammanträden, protokoll samt kontaktuppgifter till förtroendevalda. E-diariet är sökbart för sammanträden, ärenden och handlingar som registrerats från och med den 1 januari 2022.
Är ärendet eller handlingen registrerat före detta datum syns det inte i e-diariet. Vänd dig till respektive nämnds registrator, via kommunens växel 0121-181 00 alternativt till nämndens funktionsbrevlåda, om du vill titta på äldre handlingar.
Samhällsbyggnadsnämndens myndghetsutskotts ärenden och handlingar är inte sökbara i kommunens e-diarium. Det gäller även för socialnämndens myndighetsutskott.
Överförmyndarnämndens ärenden rörande handläggning av ärenden enligt föräldrabalken är inte sökbara i kommunens e-diarium.
Innehållet i diarierna uppdateras två gånger varje vardag, kl. 12.00 och 17.00.
I rullistan "Nämnd" väljer du i vilken nämnds diarium du vill söka.
Om du redan vet ärendets diarienummer skriv det i fritextfältet genom att ange diarienumret (t ex 2022-0001), välj aktuell nämnd och därefter väljer du informationstyp ärende.
Välj mellan vilka datum du vill söka.
I rulllistan "Informationstyp" kan du förfina din sökning genom att till exempel välja att söka i "Ärenden", "Handling", "Möten", eller "Sammanträdesprotokoll.
I fältet "Sök med fritext" skriver du in ett sökord om du ytterligare vill förfina sökträffen.
Klicka på knappen SÖK.
Om det inte finns någon bifogad fil till den handling som du vill läsa kan du kontakta nämndens registrator via kommunens växel på telefonnummer 0121-181 00. Det går också bra att skicka e-post till nämndens funktionsbrevlåda.
Klicka på knappen Kallelse och handlingar till sammanträde.
I rullistan "Nämnd" väljer du i vilken nämnds kallelse du vill söka.
Välj mellan vilka datum du vill söka.
I rulllistan "Informationstyp" väljer du "Möten".
Klicka på knappen SÖK.
Om det inte finns någon bifogad fil till den handling som du vill läsa kan du kontakta nämndens registrator via kommunens växel på telefonnummer 0121-181 00. Det går också bra att skicka e-post till nämndens funktionsbrevlåda.
I rullistan "Nämnd" väljer du i vilken nämnds protokoll du vill söka.
Välj mellan vilka datum du vill söka.
I rulllista "Informationstyp" väljer du "Sammanträdesprotokoll".
Klicka på knappen SÖK.
Om det inte finns någon bifogad fil till den handling som du vill läsa kan du kontakta nämndens registrator via kommunens växel på telefonnummer 0121-181 00. Det går också bra att skicka e-post till nämndens funktionsbrevlåda.
Ett diarienummer är det nummer som ett ärende får när det registreras i diariet (arkivet). Det kan till exempel vara 2022-00001. Alla handlingar som hör till samma ärende samlas under samma diarienummer.
Observera att varje förvaltning och nämnd har sin egen förteckning av ärenden och har därför sin egen uppsättning av diarienummer, det kan alltså finnas många diarienummer som har samma nummer.
Om det finns en ikon vid det diarienummer du tittar på kan du ladda ner hela handlingen som en pdf-fil. Finns ingen ikon går inte handlingen att ladda ner. Detta kan bero på handlingen innehåller personuppgifter, som i enlighet med Dataskyddsförordningen (GDPR) inte får publiceras på Internet. En annan anledning kan vara att handlingen omfattas av sekretess. Står ordet "Sekretess" i stället för handlingens rubrik betyder det att handlingen är sekretessmarkerad i diariet.
Går inte handlingen att ladda ner kan du ändå begära att få se den. Kontakta nämndens registrator via kommunens växel på telefonnummer 0121-181 00. Det går också bra att skicka e-post till nämndens funktionsbrevlåda.
Det finns som huvudregel ingen lagstadgad skydlighet att publicera diarieförda handliingar publikt i kommunens webbdiarium. Söderköpings kommun har gjort bedömningen att sammanträdeshandlingar till fullmäktige och nämnderna ska publiceras i den mån det är möjligt utifrån bestämmelserna i offentlighets- och sekretesslagen och dataskyddsförordningens bestämmelser.
Personuppgifter får endast publiceras om det finns en rättslig grund för publiceringen enligt dataskyddsförordningen. För varje enskilld handling måste därför en bedömning göras före publicering. Här kan du läsa mer om rättsliggrund på Integritetsskyddsmyndighetens webbplats:
Utöver den rättsliga grunden måste det också finnas att berättigad ändamål för att behandla personnuppgifterna.
Exempel:
En privatperson ansöker om bygglov.
Kommunens ändamål med behandlingen av de aktuella personuppgifterna till exempel fastighetsbeteckning är att hantera bygglovsansökan. Ändamålet med publicering i kommunens e-diarium eller direkt på webbplatsen kan ormuleras somn att ”kommunen ger service till kommuninvånarna genom att göra listor med uppgift om alla allmännahandlingar allmänt tillgängliga för invånarna”.
Ett sådant ändamål skulle möjligen kunna anses vara berättigat, även om det kan vara tveksamt ur dataskyddsperspektiv. För att bedöma frågan om publiceringen på kommunens hemsida måste man dock gå tillbakatill ändamålet med själva behandlingen av personuppgiften, dvs varför behandlar kommunen denna personuppgift.Det ändamålet är ju att hantera bygglovsansökan. Publiceringen på webbplatsen är ju något som kommunenhar lagt till och som strikt sett inte har något med själva hanteringen av bygglovsansökan att göra. Därvid kommer vi in på den sista frågan. Är publiceringen av personuppgifterna på kommunens hemsida nödvändigför att uppnå ändamålet med behandlingen (dvs att handlägga bygglovsansökan)?
Svaret på den frågan är ”nej”. Det är inte nödvändigt för kommunen att publicera personuppgifter i form avfastighetsbeteckning på sin hemsida för att kunna hantera en bygglovsansökan. Det är således inte förenligt medGDPR att publicera fastighetsbeteckning på kommunens hemsida exempelvis ett ”webdiarium”.
Vi publicerar därför inte dokument som innehåller personuppgifter som direkt pekar ut en enskilda som t ex namn, personnummer, e-postadress, gatuadress med mera. Särskilt skyddsvärda eller känsliga personuppgifter samt uppgifter som omfattas av sekretess publiceras inte heller. Även personuppgifter som enskilt betraktas som harmlösa kan anses vara kränkande beroende på sammanhanget de publiceras.
Samhällsbyggnadsnämndens myndghetsutskotts och socialnämndens myndighetsutskott.handlingar görs därför aldrig läsbara i webbdiareit av detta skäl.
Vad gäller personuppgifter om tjänstepersoner och förtroendevalde har vi bedömd att dessa får publiceras när uppgifterna har anknytning till deras tjänsteutövning eller uppdrag, till exempel namn och yrkestitel i ett tjänsteutlåtande. Namn på ledamot i en nämnd eller fullmäktigre får publiceras, liksom partitillhörighet, eftersom det avser den förtroendevaldes politiska uppdrag i nämnden.
